§ 1. Strony i model współpracy
- Zlecającym jest [Nexo Tech Marcin Łętowski], [adres], NIP [NIP], REGON [REGON], wpisany do CEIDG (dalej: HexoParts). Partner jest przedsiębiorcą wykonującym części jako podwykonawca HexoParts.
- Umowę z klientem zawiera wyłącznie HexoParts. Partner nie jest stroną umowy z klientem, nie poznaje jego danych i nie wystawia mu dokumentów.
- Dostęp do zleceń jest bezpłatny. HexoParts nie pobiera od Partnera opłat ani prowizji, a zarabia na różnicy między ceną dla klienta a wynagrodzeniem Partnera.
§ 2. Weryfikacja i aktywacja
- Partner dostaje zlecenia po pozytywnej weryfikacji, która obejmuje:
- aktywną działalność i status czynnego podatnika VAT (Biała lista), w tym rachunek bankowy z Białej listy,
- rozmowę wideo z pokazaniem hali, parku maszynowego i przyrządów pomiarowych,
- zlecenie testowe albo certyfikat ISO 9001, według wyboru Partnera przy rejestracji (zasady w ust. 2-4),
- ubezpieczenie OC działalności na kwotę co najmniej 200 000 zł, ważne przez cały okres współpracy,
- podpisanie umowy ramowej z klauzulą poufności.
- Zlecenie testowe: przy rejestracji Partner wybiera jedno z zleceń testowych wskazanych przez HexoParts (do 4 do wyboru, z rysunkiem, modelem, ilością, terminem i stawką). Partner wykonuje detale, przechodzi pełną ścieżkę zlecenia (protokół pomiaru, zdjęcia, faktura) i wysyła detale do HexoParts, które mierzy je własnymi przyrządami i podaje wynik w ciągu 3 Dni roboczych od dostawy. Zaliczenie wymaga wymiarów w tolerancji na wszystkich sztukach i zgodności protokołu Partnera z naszym pomiarem.
- Pierwsze podejście HexoParts opłaca według stawki ze zlecenia testowego, 7 dni po swoim pomiarze, niezależnie od wyniku. Drugie podejście jest na koszt Partnera. Po 2 nieudanych podejściach kolejne jest możliwe po 6 miesiącach. Partner zawsze dostaje raport z pomiaru, a detale testowe zostają w HexoParts.
- Certyfikat ISO 9001: Partner wgrywa certyfikat przy rejestracji albo w panelu. Certyfikat musi być ważny, obejmować obróbkę skrawaniem i pochodzić od jednostki akredytowanej. HexoParts weryfikuje go w bazie jednostki albo w IAF CertSearch i może poprosić o dodatkowe dokumenty.
- Pierwsze 3 zlecenia nowego Partnera przechodzą przez kontrolę u HexoParts z pełnym pomiarem. Partner zawsze dostaje raport z pomiaru.
- Partner aktualizuje w panelu dane o maszynach, materiałach, tolerancjach, obróbkach i dostępności. HexoParts dobiera zlecenia według tych danych. HexoParts przypomina o wygasającym OC 30 dni przed terminem. Po wygaśnięciu OC Partner nie dostaje nowych zleceń.
§ 3. Tablica zleceń
- Zlecenia z ceną od razu trafiają na tablicę ze stałym wynagrodzeniem, bez licytacji. Partner przyjmuje zlecenie, potwierdzając termin wysyłki, albo odrzuca je z podaniem powodu.
- Zlecenie dostaje pierwszy Partner, który je przyjmie. Przyjęcie jest wiążące. Przed płatnością klienta przyjęcie jest rezerwacją: Partner zaczyna produkcję dopiero po wiadomości „Zlecenie jest Twoje”, a termin wysyłki biegnie od niej. Gdy klient nie zapłaci w ciągu 3 Dni roboczych, rezerwacja wygasa bez kosztów dla Partnera i bez wpływu na jego ocenę.
§ 4. Przetargi
- HexoParts zaprasza do przetargu zwykle 3-5 Partnerów. Partner nie widzi klienta, innych zaproszonych Partnerów, ich liczby ani cen.
- Oferta zawiera cenę netto za pozycję i termin wysyłki w dniach roboczych. Jest wiążąca i ważna co najmniej 10 dni. Do zamknięcia okna przetargu można ją zmienić albo wycofać. Po zamknięciu nie ma dogrywek.
- Gdy oferta znacząco odbiega od typowego poziomu dla detalu, system prosi o potwierdzenie zakresu (materiał, ilość, tolerancje, gwinty, obróbka, atest). Bez potwierdzenia oferta jest nieważna.
- Pytania do klienta zadaje się w przetargu przez HexoParts. Odpowiedź otrzymują wszyscy zaproszeni.
- Zwycięzcę wybiera się według ceny (60%), terminu (20%) i oceny Partnera (20%), z zatwierdzeniem przez HexoParts. Partnerzy, którzy nie wygrali, dostają informację, o ile procent (w zaokrągleniu do 5 punktów) ich cena była wyższa od wybranej albo że wybrano krótszy termin lub wyższą ocenę.
- Zwycięzca potwierdza przyjęcie zlecenia w ciągu 24 godzin od zamówienia przez klienta. Brak potwierdzenia albo rezygnacja obniża ocenę Partnera. Dalej jak przy tablicy zleceń: produkcja i termin wysyłki od płatności klienta.
- Przetarg na zamówienie seryjne: oferta zawiera cenę jednej partii, a Partner potwierdza, że obowiązuje ona dla wszystkich partii serii według harmonogramu z przetargu. Planowane terminy wysyłek Partner widzi w Grafiku produkcji i uwzględnia je w planowaniu mocy. Kolejne partie trafiają do Partnera jako osobne zlecenia, bez nowego przetargu, i każdą Partner potwierdza w ciągu 24 godzin. Klient nie ma obowiązku zamówienia wszystkich partii; Partner dostaje plan dostaw w panelu i mail, gdy seria się kończy.
§ 5. Wykonanie i kontrola jakości
- Rysunek jest umową. Wymiary bez tolerancji Partner wykonuje według ISO 2768-m. Zmiany zakresu zlecenia wynikają wyłącznie z formalnego wniosku o zmianę przekazanego przez HexoParts, a nie z ustaleń w czacie.
- Partner aktualizuje w panelu etap realizacji i niezwłocznie zgłasza zagrożenie terminu, podając powód i nowy termin.
- Przyjęcie zlecenia oznacza akceptację specyfikacji zlecenia: plików we wskazanej wersji (z sumą kontrolną), materiału, ilości, terminu i standardu technicznego HexoParts dla wszystkiego, czego nie określa rysunek.
- Przy seriach od 20 sztuk Partner przed produkcją serii przesyła pełny pomiar i zdjęcia pierwszej sztuki. Seria rusza po akceptacji HexoParts (do 4 godzin roboczych).
- Przed wysyłką Partner wgrywa co najmniej 4 zdjęcia (cała partia, detal z bliska, pomiar wymiaru krytycznego z przyrządem, zapakowana paczka), protokół pomiaru wymiarów krytycznych, numer partii materiału oraz atest materiału, jeśli był zamówiony. HexoParts akceptuje albo odrzuca kontrolę jakości w ciągu 4 godzin roboczych. Bez akceptacji nie ma etykiety. Po odrzuceniu zlecenie wraca do obróbki.
§ 6. Wysyłka
- Partner wysyła części wyłącznie z etykietą i dokumentem wydania wygenerowanymi przez HexoParts. Etykieta wskazuje adres klienta albo adres kontroli HexoParts. O trasie decyduje HexoParts przy generowaniu etykiety, w tym losowo.
- Jeśli pomiar u HexoParts wykaże niezgodność, Partner poprawia części na swój koszt i pokrywa transport w obie strony.
- W paczce nie mogą znaleźć się materiały, opakowania, dokumenty ani oznaczenia z danymi Partnera.
§ 7. Wynagrodzenie i faktury
- Po wysyłce Partner wystawia fakturę VAT na HexoParts na kwotę zlecenia i podaje w panelu jej numer KSeF.
- HexoParts płaci 7 dni po odbiorze części przez klienta (potwierdzenie klienta albo upływ 5 Dni roboczych od doręczenia bez zgłoszenia), niezależnie od tego, kiedy zapłacił klient. Przelewy wychodzą zbiorczo we wtorki i piątki. Faktura Partnera ma termin płatności 21 dni i numer zlecenia HexoParts. Przed każdą wypłatą HexoParts sprawdza rachunek Partnera na Białej liście. Jeśli rachunku nie ma na liście, wypłata jest wstrzymana do wyjaśnienia.
- Opóźnienie wysyłki względem pierwotnego terminu zlecenia:
- 1-2 Dni robocze: zapłata 30 dni po odbiorze zamiast 7, bez kary,
- od 3. Dnia roboczego: dodatkowo kara umowna 1% stawki za każdy dzień, łącznie nie więcej niż 10% stawki,
- Partner, który zgłosi ryzyko opóźnienia co najmniej 2 Dni robocze przed terminem, płaci karę dopiero od 5. dnia,
- przy przeniesieniu zlecenia do innego Partnera dotychczasowy Partner nie dostaje zapłaty, a różnicę kosztu zlecenia zastępczego pokrywa do 20% stawki.
- Otwarta reklamacja wstrzymuje wypłatę za pozycję, której dotyczy. Kary i koszty reklamacji HexoParts potrąca z kolejnych płatności.
§ 8. Reklamacje i regres
- Reklamacje klientów prowadzi HexoParts i decyduje wobec klienta w ciągu 2 Dni roboczych. Partner przedstawia stanowisko z własnym pomiarem w ciągu 1 Dnia roboczego. Partner odpowiada wobec HexoParts za wady jawne zgłoszone w ciągu 7 Dni roboczych od doręczenia i za wady ukryte przez 13 miesięcy. Spór pomiarowy rozstrzyga niezależny pomiar, który opłaca strona, która nie miała racji.
- Jeśli niezgodność wynika z wykonania przez Partnera, Partner wykonuje części ponownie na swój koszt albo zwraca HexoParts koszty poniesione wobec klienta (ponowne wykonanie, zwrot, rabat, transport) w formie i na zasadach z umowy ramowej.
§ 9. Poufność i pliki klientów
- Pliki, rysunki i dane zleceń są tajemnicą przedsiębiorstwa klientów i HexoParts. Partner wykorzystuje je wyłącznie do wyceny i wykonania zlecenia, nie udostępnia ich osobom trzecim i chroni je co najmniej tak, jak własne tajemnice.
- Każde pobranie pliku jest rejestrowane, a rysunki mogą być oznaczone znakiem wodnym Partnera. Po przegranym przetargu, a przy wygranym po zakończeniu zlecenia, Partner usuwa wszystkie kopie plików, w tym programy CNC zawierające geometrię klienta, chyba że umowa ramowa stanowi inaczej.
- Naruszenie poufności oznacza karę umowną 20 000 zł za każde naruszenie, bez wyłączenia prawa do odszkodowania uzupełniającego. Pliki z przegranego przetargu Partner usuwa w ciągu 7 dni, a pliki zlecenia 90 dni po jego zakończeniu.
- Jeśli pliki zawierają dane osobowe (np. w tabliczce rysunku), Partner przetwarza je w imieniu HexoParts na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO), stanowiącej część umowy ramowej.
§ 10. Zakaz omijania HexoParts
- Partner nie nawiązuje bezpośredniego kontaktu z klientami poznanymi przez HexoParts, nie przekazuje im swoich danych i nie podejmuje prób ustalenia ich tożsamości.
- Przez czas współpracy i przez 24 miesiące od ostatniego zlecenia Partner nie sprzedaje bezpośrednio, ani przez podmioty powiązane, części klientom, z którymi zetknął się przez HexoParts, z pominięciem HexoParts. Naruszenie oznacza karę umowną 30% wartości ominiętych zamówień, nie mniej niż 10 000 zł, bez wyłączenia prawa do odszkodowania uzupełniającego.
- Wiadomości w wątkach są automatycznie sprawdzane pod kątem danych kontaktowych, a wiadomości z takimi danymi są wstrzymywane. Każde naruszenie obniża ocenę Partnera.
§ 11. Ocena Partnera
- HexoParts prowadzi wewnętrzną, niepubliczną ocenę Partnera: terminowość (40%), uznane reklamacje (40%) oraz czas odpowiedzi i komunikacja (20%). Ocena wpływa na wybór w przetargach (waga 20%) i przydział zleceń ze stałą stawką.
- Dwie uznane reklamacje w ostatnich 10 zleceniach oznaczają, że kolejne 5 zleceń przechodzi przez kontrolę u HexoParts z pełnym pomiarem. Trzy oznaczają zawieszenie i decyzję o dalszej współpracy.
§ 12. Zawieszenie i zakończenie współpracy
- HexoParts może zawiesić Partnera, gdy wygaśnie OC, gdy powtarzają się reklamacje albo opóźnienia albo gdy Partner naruszy zasady poufności lub zakazu omijania. Zawieszony Partner nie dostaje zaproszeń i zleceń, ale kończy zlecenia w toku, chyba że HexoParts postanowi inaczej.
- Każda strona może wypowiedzieć umowę ramową na zasadach w niej określonych. Obowiązki dotyczące poufności, usunięcia plików i zakazu omijania trwają także po zakończeniu współpracy.
§ 13. Postanowienia końcowe
- Do współpracy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby HexoParts.
- Warunki obowiązują od [data wejścia w życie]. O zmianach HexoParts informuje Partnerów e-mailem i w panelu co najmniej 14 dni wcześniej.