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Entwurf zur rechtlichen Prüfung

Bedingungen der Zusammenarbeit für Fertigungspartner

Fassung 2026-10-v4Polnische Fassung (verbindlich)

Die Regeln, nach denen ein Fertigungspartner (nachfolgend: Partner) Teile als Subunternehmer von HexoParts fertigt. Einzelheiten, einschließlich Vertragsstrafen, regelt der Rahmenvertrag, der nach der Prüfung des Partners unterzeichnet wird. Bei Abweichungen hat der Rahmenvertrag Vorrang.

Diese deutsche Fassung ist eine Übersetzung zur besseren Verständlichkeit. Verbindlich ist die polnische Fassung, die bei Abweichungen Vorrang hat.
Dies ist ein Arbeitsentwurf. Der Inhalt muss von einem Rechtsanwalt geprüft werden, und die gelb markierten Felder sind vor Verkaufsstart auszufüllen.

§ 1. Parteien und Modell der Zusammenarbeit

  1. Auftraggeber ist [Nexo Tech Marcin Łętowski], [Anschrift], Steuer-Nr. (NIP) [NIP], REGON [REGON], eingetragen im polnischen Gewerberegister (CEIDG) (nachfolgend: HexoParts). Der Partner ist ein Unternehmen, das Teile als Subunternehmer von HexoParts fertigt.
  2. Den Vertrag mit dem Kunden schließt nur HexoParts. Der Partner ist nicht Partei des Vertrags mit dem Kunden, erfährt keine Kundendaten und stellt dem Kunden keine Dokumente aus.
  3. Der Zugang zu Aufträgen ist kostenlos. HexoParts erhebt vom Partner keine Gebühren oder Provisionen und verdient an der Differenz zwischen dem Preis für den Kunden und der Vergütung des Partners.

§ 2. Prüfung und Freischaltung

  1. Der Partner erhält Aufträge nach positiver Prüfung, die umfasst:
    • eine aktive Gewerbetätigkeit und den Status als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger (polnische Weiße Liste), einschließlich eines Bankkontos auf der Weißen Liste,
    • ein Videogespräch mit Blick auf Werkstatt, Maschinen und Messmittel,
    • einen Testauftrag oder ein ISO-9001-Zertifikat, nach Wahl des Partners bei der Registrierung (Regeln in Abs. 2-4),
    • eine Betriebshaftpflichtversicherung von mindestens 200.000 PLN, gültig während der gesamten Zusammenarbeit,
    • die Unterzeichnung des Rahmenvertrags mit Vertraulichkeitsklausel.
  2. Testauftrag: Bei der Registrierung wählt der Partner einen der von HexoParts angegebenen Testaufträge (bis zu 4 zur Auswahl, mit Zeichnung, Modell, Stückzahl, Termin und Vergütung). Der Partner fertigt die Teile, durchläuft den vollständigen Auftragsablauf (Prüfprotokoll, Fotos, Rechnung) und sendet die Teile an HexoParts; HexoParts misst sie mit eigenen Messmitteln und teilt das Ergebnis innerhalb von 3 Werktagen nach Eingang mit. Bestanden ist der Test, wenn alle Stücke maßhaltig sind und das Protokoll des Partners mit unserer Messung übereinstimmt.
  3. Den ersten Versuch bezahlt HexoParts zur Vergütung aus dem Testauftrag 7 Tage nach der Messung, unabhängig vom Ergebnis. Der zweite Versuch geht auf Kosten des Partners. Nach 2 erfolglosen Versuchen ist ein weiterer nach 6 Monaten möglich. Der Partner erhält immer das Messprotokoll, die Testteile bleiben bei HexoParts.
  4. ISO-9001-Zertifikat: Der Partner lädt das Zertifikat bei der Registrierung oder im Portal hoch. Es muss gültig sein, die spanende Bearbeitung umfassen und von einer akkreditierten Stelle stammen. HexoParts prüft es in der Datenbank der Stelle oder in IAF CertSearch und kann weitere Unterlagen anfordern.
  5. Die ersten 3 Aufträge eines neuen Partners laufen über eine Prüfung bei HexoParts mit vollständiger Messung. Der Partner erhält immer das Messprotokoll.
  6. Der Partner hält die Angaben zu Maschinen, Werkstoffen, Toleranzen, Oberflächen und Verfügbarkeit im Portal aktuell. HexoParts ordnet Aufträge auf Grundlage dieser Angaben zu. HexoParts erinnert 30 Tage vor Ablauf an die Haftpflichtversicherung. Nach ihrem Ablauf erhält der Partner keine neuen Aufträge.

§ 3. Auftragsbörse

  1. Aufträge mit Sofortpreis kommen mit fester Vergütung ohne Bieten auf die Börse. Der Partner nimmt einen Auftrag an, indem er den Versandtermin bestätigt, oder lehnt ihn mit Begründung ab.
  2. Der Auftrag geht an den ersten Partner, der ihn annimmt. Die Annahme ist verbindlich. Vor der Zahlung des Kunden ist die Annahme eine Reservierung: Der Partner beginnt die Fertigung erst nach der Nachricht „Auftrag gehört Ihnen“, und die Versandfrist läuft ab dieser Nachricht. Zahlt der Kunde nicht innerhalb von 3 Werktagen, verfällt die Reservierung ohne Kosten für den Partner und ohne Einfluss auf seine Bewertung.

§ 4. Ausschreibungen

  1. HexoParts lädt meist 3-5 Partner zu einer Ausschreibung ein. Der Partner sieht weder den Kunden noch die anderen eingeladenen Partner, ihre Zahl oder ihre Preise.
  2. Das Angebot enthält den Nettopreis der Position und den Versandtermin in Werktagen. Es ist verbindlich und mindestens 10 Tage gültig. Bis zum Ende der Ausschreibungsfrist kann es geändert oder zurückgezogen werden. Danach gibt es keine zweite Runde.
  3. Weicht das Angebot deutlich vom typischen Niveau für das Teil ab, fragt das System nach einer Bestätigung des Umfangs (Werkstoff, Stückzahl, Toleranzen, Gewinde, Oberfläche, Zeugnis). Ohne Bestätigung ist das Angebot ungültig.
  4. Fragen an den Kunden werden in der Ausschreibung über HexoParts gestellt. Alle eingeladenen Partner erhalten die Antwort.
  5. Der Gewinner wird nach Preis (60 %), Termin (20 %) und Bewertung des Partners (20 %) gewählt und von HexoParts bestätigt. Partner, die nicht gewonnen haben, erfahren, um wie viel Prozent (auf 5 Punkte gerundet) ihr Preis höher war als der gewählte oder dass ein kürzerer Termin bzw. eine höhere Bewertung gewählt wurde.
  6. Der Gewinner bestätigt die Annahme des Auftrags innerhalb von 24 Stunden nach der Bestellung des Kunden. Fehlende Bestätigung oder Rücktritt senkt die Bewertung des Partners. Danach wie bei der Auftragsbörse: Fertigung und Versandfrist ab Zahlung des Kunden.
  7. Ausschreibung für einen Serienauftrag: Das Angebot enthält den Preis einer Charge, und der Partner bestätigt, dass er für alle Chargen der Serie nach dem Plan in der Ausschreibung gilt. Der Partner sieht die geplanten Versandtermine im Produktionsplan und berücksichtigt sie in seiner Kapazitätsplanung. Weitere Chargen erhält der Partner als eigene Aufträge ohne neue Ausschreibung und bestätigt jede innerhalb von 24 Stunden. Der Kunde ist nicht verpflichtet, alle Chargen zu bestellen; der Partner erhält den Lieferplan im Portal und eine E-Mail, wenn die Serie endet.

§ 5. Fertigung und Qualitätskontrolle

  1. Die Zeichnung ist Vertragsinhalt. Maße ohne Toleranz fertigt der Partner nach ISO 2768-m. Änderungen des Auftragsumfangs ergeben sich nur aus einem formellen Änderungsantrag, den HexoParts weiterleitet, nicht aus Absprachen im Chat.
  2. Der Partner aktualisiert den Fertigungsstand im Portal und meldet ein Terminrisiko unverzüglich mit Grund und neuem Termin.
  3. Mit der Annahme eines Auftrags akzeptiert der Partner die Auftragsspezifikation: die Dateien in der angegebenen Version (mit Prüfsumme), Werkstoff, Stückzahl, Termin und den technischen Standard von HexoParts für alles, was die Zeichnung nicht festlegt.
  4. Bei Chargen ab 20 Stück sendet der Partner vor der Fertigung der Charge eine vollständige Messung und Fotos des Erstmusters. Die Charge startet nach Freigabe durch HexoParts (bis zu 4 Arbeitsstunden).
  5. Vor dem Versand lädt der Partner mindestens 4 Fotos hoch (die ganze Charge, eine Nahaufnahme des Teils, die Messung eines kritischen Maßes mit Messmittel, das verpackte Paket), das Prüfprotokoll der kritischen Maße, die Materialchargennummer und das Werkstoffzeugnis, falls bestellt. HexoParts gibt die Qualitätsprüfung innerhalb von 4 Arbeitsstunden frei oder lehnt sie ab. Ohne Freigabe gibt es kein Etikett. Nach Ablehnung geht der Auftrag zurück in die Bearbeitung.

§ 6. Versand

  1. Der Partner versendet Teile nur mit dem von HexoParts erzeugten Etikett und Lieferschein. Das Etikett zeigt die Adresse des Kunden oder die Adresse der Prüfung bei HexoParts. Über den Weg entscheidet HexoParts beim Erzeugen des Etiketts, auch zufällig.
  2. Ergibt die Messung bei HexoParts eine Abweichung, korrigiert der Partner die Teile auf eigene Kosten und trägt den Transport in beide Richtungen.
  3. Das Paket darf keine Materialien, Verpackungen, Dokumente oder Kennzeichnungen mit Daten des Partners enthalten.

§ 7. Vergütung und Rechnungen

  1. Nach dem Versand stellt der Partner HexoParts eine Rechnung über den Auftragsbetrag aus und trägt ihre KSeF-Nummer im Portal ein.
  2. HexoParts zahlt 7 Tage nach Erhalt der Teile durch den Kunden (Bestätigung des Kunden oder 5 Werktage nach Zustellung ohne Meldung), unabhängig davon, wann der Kunde bezahlt hat. Überweisungen erfolgen gesammelt dienstags und freitags. Die Rechnung des Partners hat ein Zahlungsziel von 21 Tagen und die Auftragsnummer von HexoParts. Vor jeder Auszahlung prüft HexoParts das Konto des Partners auf der Weißen Liste. Steht das Konto nicht auf der Liste, wird die Auszahlung bis zur Klärung angehalten.
  3. Versandverzögerung gegenüber dem ursprünglichen Auftragstermin:
    • 1-2 Werktage: Zahlung 30 Tage nach Erhalt statt 7, keine Vertragsstrafe,
    • ab dem 3. Werktag: zusätzlich eine Vertragsstrafe von 1 % der Vergütung je Tag, insgesamt höchstens 10 % der Vergütung,
    • ein Partner, der das Verzugsrisiko mindestens 2 Werktage vor dem Termin meldet, zahlt die Strafe erst ab dem 5. Tag,
    • wird der Auftrag an einen anderen Partner übertragen, erhält der ursprüngliche Partner keine Vergütung und trägt die Mehrkosten des Ersatzauftrags bis zu 20 % der Vergütung.
  4. Eine offene Reklamation hält die Auszahlung für die betroffene Position an. HexoParts verrechnet Vertragsstrafen und Reklamationskosten mit späteren Zahlungen.

§ 8. Reklamationen und Rückgriff

  1. Reklamationen der Kunden bearbeitet HexoParts und entscheidet gegenüber dem Kunden innerhalb von 2 Werktagen. Der Partner legt seinen Standpunkt mit eigener Messung innerhalb von 1 Werktag dar. Der Partner haftet gegenüber HexoParts für sichtbare Mängel, die innerhalb von 7 Werktagen nach Zustellung gemeldet werden, und für versteckte Mängel 13 Monate. Ein Streit über eine Messung wird durch eine unabhängige Messung entschieden, die die unterliegende Partei bezahlt.
  2. Beruht die Abweichung auf der Arbeit des Partners, fertigt der Partner die Teile auf eigene Kosten neu oder erstattet HexoParts die gegenüber dem Kunden entstandenen Kosten (Neufertigung, Erstattung, Nachlass, Transport) in der Form und zu den Bedingungen des Rahmenvertrags.

§ 9. Vertraulichkeit und Kundendateien

  1. Dateien, Zeichnungen und Auftragsdaten sind Geschäftsgeheimnisse der Kunden und von HexoParts. Der Partner nutzt sie nur zur Kalkulation und Ausführung des Auftrags, macht sie Dritten nicht zugänglich und schützt sie mindestens so gut wie eigene Geheimnisse.
  2. Jeder Dateidownload wird protokolliert, Zeichnungen können mit einem Wasserzeichen des Partners versehen werden. Nach einer verlorenen Ausschreibung und nach einer gewonnenen am Ende des Auftrags löscht der Partner alle Kopien der Dateien, einschließlich CNC-Programmen mit der Geometrie des Kunden, sofern der Rahmenvertrag nichts anderes vorsieht.
  3. Ein Verstoß gegen die Vertraulichkeit bedeutet eine Vertragsstrafe von 20.000 PLN je Verstoß, ohne Ausschluss weitergehenden Schadensersatzes. Der Partner löscht Dateien einer verlorenen Ausschreibung innerhalb von 7 Tagen und Auftragsdateien 90 Tage nach Ende des Auftrags.
  4. Enthalten die Dateien personenbezogene Daten (z. B. im Zeichnungsschriftfeld), verarbeitet der Partner sie im Auftrag von HexoParts auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO), der Teil des Rahmenvertrags ist.

§ 10. Verbot der Umgehung von HexoParts

  1. Der Partner nimmt keinen direkten Kontakt mit Kunden auf, die er über HexoParts kennengelernt hat, gibt ihnen keine eigenen Daten und versucht nicht, ihre Identität festzustellen.
  2. Während der Zusammenarbeit und 24 Monate nach dem letzten Auftrag verkauft der Partner weder direkt noch über verbundene Unternehmen Teile an Kunden, mit denen er über HexoParts in Kontakt kam, unter Umgehung von HexoParts. Ein Verstoß bedeutet eine Vertragsstrafe von 30 % des Werts der umgangenen Bestellungen, mindestens 10.000 PLN, ohne Ausschluss weitergehenden Schadensersatzes.
  3. Nachrichten in Verläufen werden automatisch auf Kontaktdaten geprüft; Nachrichten mit solchen Daten werden angehalten. Jeder Verstoß senkt die Bewertung des Partners.

§ 11. Bewertung des Partners

  1. HexoParts führt eine interne, nicht öffentliche Bewertung des Partners: Termintreue (40 %), anerkannte Reklamationen (40 %) sowie Reaktionszeit und Kommunikation (20 %). Die Bewertung beeinflusst die Auswahl in Ausschreibungen (Gewicht 20 %) und die Vergabe von Aufträgen mit fester Vergütung.
  2. Zwei anerkannte Reklamationen in den letzten 10 Aufträgen bedeuten, dass die nächsten 5 Aufträge über eine Prüfung bei HexoParts mit vollständiger Messung laufen. Drei bedeuten Sperrung und eine Entscheidung über die weitere Zusammenarbeit.

§ 12. Sperrung und Beendigung der Zusammenarbeit

  1. HexoParts kann den Partner sperren, wenn die Haftpflichtversicherung abläuft, Reklamationen oder Verzögerungen sich wiederholen oder der Partner gegen die Regeln zu Vertraulichkeit oder Umgehungsverbot verstößt. Ein gesperrter Partner erhält keine Einladungen und Aufträge, beendet aber laufende Aufträge, sofern HexoParts nichts anderes entscheidet.
  2. Jede Partei kann den Rahmenvertrag zu den darin genannten Bedingungen kündigen. Die Pflichten zu Vertraulichkeit, Löschung von Dateien und Umgehungsverbot gelten nach Ende der Zusammenarbeit fort.

§ 13. Schlussbestimmungen

  1. Für die Zusammenarbeit gilt polnisches Recht. Streitigkeiten entscheidet das für den Sitz von HexoParts zuständige Gericht.
  2. Diese Bedingungen gelten ab [Datum des Inkrafttretens]. Über Änderungen informiert HexoParts die Partner mindestens 14 Tage im Voraus per E-Mail und im Portal.
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