Polityka prywatności HexoParts

Wycena i konto:

• Dane: e-mail, typ kupującego, Pliki (mogą zawierać dane w metadanych i na tabliczce rysunkowej), adres IP, linki i kody logowania (w bazie tylko jako skrót).
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Okres: szkic wyceny bez adresu e-mail 48 godzin; wycena wysłana na e-mail jest ważna 7 dni, a jej Pliki i dane bez Zamówienia przechowujemy 12 miesięcy od ostatniej zmiany; konto do jego usunięcia.

Zawarcie i wykonanie umowy:

• Dane: imię i nazwisko, firma, NIP, adres, telefon, adres dostawy, przeznaczenie Detalu, oświadczenia, protokoły pomiarów i zdjęcia.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Okres: czas umowy, potem jak przy roszczeniach.

Protokoły kontroli i dane o partii (identyfikowalność wyrobu):

• Dane: protokół pomiaru, zdjęcia, Partner produkcyjny, data, wersja Plików, numer partii materiału.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (wskazanie wykonawcy i obrona przed roszczeniami, w tym z tytułu odpowiedzialności za produkt).
• Okres: 10 lat od wysyłki partii.

Płatności i zapobieganie oszustwom:

• Dane: dane transakcji, adres IP, dane urządzenia, wynik oceny ryzyka operatora płatności, wynik weryfikacji NIP i rachunku na Białej liście.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
• Okres: [24 miesiące] od transakcji.

Faktury, księgowość i VAT:

• Dane: dane z faktury i ewidencji.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Okres: 5 lat od końca roku podatkowego.

Reklamacje i roszczenia:

• Dane: dane z Zamówienia, korespondencja, protokoły, Pliki.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Okres: do przedawnienia roszczeń.

Dowód akceptacji regulaminu i oświadczeń:

• Dane: wersja dokumentu, data i godzina, adres IP.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Okres: jak przy roszczeniach.

Weryfikacja zakazanych przedmiotów i sankcji:

• Dane: dane Klienta, Plik, przeznaczenie Detalu, wynik sprawdzenia.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO.
• Okres: [5 lat] od Zamówienia.

Moderacja wiadomości i ochrona poufności zamówień:

• Dane: treść wiadomości i pól tekstowych, załączniki, wynik automatycznego filtra danych kontaktowych, decyzje moderacji.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (anonimowość stron, ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa, zapobieganie nadużyciom).
• Okres: do przedawnienia roszczeń z Zamówienia, którego dotyczy wątek.

Kontakt i obsługa zapytań:

• Dane: dane z wiadomości; rozmów nie nagrywamy.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a przy zgłoszeniach nielegalnych treści art. 6 ust. 1 lit. c RODO (akt o usługach cyfrowych).
• Okres: [12 miesięcy] od zakończenia sprawy.

Informacje o własnych usługach dla Klientów:

• Dane: e-mail, telefon.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz zgoda z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej.
• Okres: do sprzeciwu albo cofnięcia zgody. Obecnie nie wysyłamy newslettera ani reklam e-mailem.

Analityka i reklama:

• Dane: identyfikatory cookies, dane o korzystaniu z Serwisu.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej (zgoda w banerze cookies).
• Okres: do cofnięcia zgody, okresy z Polityki cookies.

Rejestr zgód cookies:

• Dane: identyfikator decyzji, wersja banera, wybrane kategorie, data i godzina, skrót adresu IP.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 7 ust. 1 RODO (wykazanie zgody).
• Okres: 24 miesiące od decyzji.

Bezpieczeństwo Serwisu:

• Dane: logi serwera, adres IP, kraj ustalony lokalnie z adresu IP, dziennik logowań i pobrań plików, wynik weryfikacji reCAPTCHA.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Okres: [90 dni] dla logów serwera, 12 miesięcy dla dziennika logowań; wpisy o dostępie do plików Klientów do przedawnienia roszczeń z Zamówienia.

Współpraca z Partnerami produkcyjnymi:

• Dane: osoby kontaktowe partnera, notatki z rozmowy weryfikacyjnej, certyfikaty, raporty z detalu testowego, polisa OC.
• Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.
• Okres: czas współpracy i przedawnienie roszczeń; przy odmowie przyjęcia do sieci do 12 miesięcy.

Uzasadnionym interesem HexoParts jest: dochodzenie i obrona roszczeń, zapobieganie oszustwom, bezpieczeństwo Serwisu, kontrola zgodności z prawem zamawianych Detali, kontakt z Klientami i marketing własnych usług.

Dostawcy usług IT, Partnerzy produkcyjni i doradcy przetwarzają dane na zlecenie HexoParts na podstawie umów powierzenia, chyba że działają jako odrębni administratorzy (operator płatności, przewoźnicy, Google, Ministerstwo Finansów, banki).

Niektórzy dostawcy (Google, Stripe, Sentry, [Cloudflare]) mogą przetwarzać dane w USA; Sentry przechowuje dane błędów w USA. Podstawą jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne. Kopię zabezpieczeń można otrzymać na żądanie wysłane na info@hexoparts.com.

Każdy ma prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu. Sprzeciw wobec marketingu jest zawsze skuteczny.

Zgodę można cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Zgodę na cookies zmienia się przyciskiem Ustawienia cookies w stopce Serwisu.

Każdy może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo do organu nadzorczego w swoim kraju UE.

HexoParts odpowiada na żądania w ciągu miesiąca. Może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia, że żądanie składa osoba, której dane dotyczą.

Maile o zleceniach, płatnościach i wiadomościach można wyłączyć w ustawieniach konta albo linkiem w stopce maila. Maile o koncie i bezpieczeństwie (potwierdzenie adresu, kody logowania) wysyłamy zawsze.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych z formularza nie można dostać Wyceny ani złożyć Zamówienia. Dane do faktury są wymagane przez przepisy podatkowe.

Cena w Wycenie natychmiastowej i decyzja, czy Detal trafi do przetargu, są wyliczane automatycznie na podstawie geometrii Pliku i parametrów, a nie cech Klienta. Wiadomości wstrzymane przez filtr danych kontaktowych zawsze ocenia człowiek.

System płatności ocenia automatycznie ryzyko oszustwa i może odrzucić płatność. Klient może zażądać ponownego, ręcznego sprawdzenia przez HexoParts, przedstawić swoje stanowisko i zakwestionować decyzję.

HexoParts stosuje szyfrowanie połączeń, szyfrowanie Plików i danych osobowych (AES-GCM, klucz poza bazą danych), rejestr dostępu do Plików, usuwanie z kopii dla partnerów nazwy pliku, pól autora w nagłówku STEP i danych EXIF ze zdjęć oraz logowanie bez haseł przechowywanych w postaci jawnej (hasła tylko jako skróty argon2).

Polityka obowiązuje od [data publikacji]. O istotnych zmianach HexoParts informuje w Serwisie i e-mailem Klientów z kontem.